CAPACITACIÓN Y LA EMPRESA

INTRODUCCIÓN

Dados los cambios continuos en la actividad de las organizaciones, prácticamente ya no existen puestos de trabajo estáticos. Cada persona debe estar preparado para ocupar las funciones que requiera la empresa.

El cambio influye sobre lo que cada persona debe saber, y también sobre la forma de llevar a cabo las tareas.

Una de las principales responsabilidades de la supervisión es adelantarse a los cambios previendo demandas futuras de capacitación, y hacerlo según las aptitudes y el potencial de cada persona.

Nosotros desarrollaremos el tema de capacitación en la empresa, empezamos definiendo qué entendemos por "capacitación".

DEFINICIÓN

"La capacitación es la adquisición o modificación de conocimientos, habilidades y actitudes, para lograr una mayor excelencia en el desempeño de una tarea o función".

Tipos de capacitación:

La oferta educativa real excede en mucho a la escolar, y puede agruparse en tres grandes segmentos.

• Oferta de educación formal: Es la educación que va desde primer grado hasta el posgrado universitario incluido. Se lleva a cabo en escuelas e instituciones específicamente educativas, proporciona a títulos o acreditaciones.


• Oferta de educación no formal: Es la educación que, a través de cursos, cursillos, talleres, seminarios u otras variantes, permite adquirir conocimientos específicos. Es común que no otorgue títulos, que se valore por su utilidad, el placer que brinda o el prestigio que otorga. Se basa en actividades con una intencionalidad claramente educativa, aunque suele desarrollarse en instituciones extraescolares.


• Oferta de educación informal: La educación informal es la que proviene del ambiente mismo, de las reuniones, la vida en familia. La interacción con los demás, con la tecnología, con la naturaleza, o cualquier otro factor capaz de influir sobre el individuo.

Combinando estos tipos de capacitación obtendremos diferentes posibilidades educativas en una organización.

La capacitación en la empresa es la respuesta educativa dirigida hacia los adultos del mundo del trabajo acorde a las necesidades que cada organización requiere de sus miembros.

Es el proceso de educación del adulto que trabaja en una organización, que tiene por misión la búsqueda de la calidad dentro de la realidad organizacional.

La Capacitación...

• Es una herramienta de crecimiento de las instituciones.


• Es un componente de la dinámica laboral.


• Es un compromiso social.

Objetivos:

• Contribuir a la modernización a través de programas de actualización profesional.


• Optimizar el capital humano.


• Brindar la preparación necesaria al trabajador para el desarrollo de sus actividades.

CAPACITACIÓN VS. COMPETENCIA

La competencia es el conjunto de saberes, conocimientos, habilidades y actitudes adquiridas durante el proceso de capacitación y que pueden ser transferidas a la actividad que el trabajador desempeña.

La capacitación debe garantizar la adquisición y desarrollo de competencias y optimizar las potencialidades de los sujetos.

LA FUNCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

La función particular de la capacitación es generar cambios; implica lograr una modificación de la capacidad de trabajo de las personas que deben ejecutar las tareas que la organización requiere. Modificaciones que se deben dar en el plano de los conocimientos, habilidades y actitudes.

Sin la percepción de la necesidad del cambio la capacitación pierde sentido.

El apego a lo establecido es una condición humana, cambiar es arriesgarse a perder lo que ya se tiene y pocas personas están dispuestas a correr ese riesgo.

La razón de ser de la capacitación se relaciona con las estrategias educativas que modifican las creencias y actitudes de los sujetos, de modo que puedan adaptarse mejor a los cambios

JUSTIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN. ¿POR QUÉ CAPACITAR?

Los cambios continuos y permanentes obligan a utilizar nuevos conocimientos, habilidades y actitudes.

Los efectos deseados, o beneficios, serán:

• Aumento de la productividad.


• Mejoramiento de la calidad de las tareas.


• Aumento de la motivación y mejora en las relaciones interpersonales.


• El uso correcto de los recursos de la organización.


• Apertura hacia el cambio.


• Desarrollo de las personas para asumir nuevas tareas, nuevos puestos, mayores responsabilidades, tomar decisiones y aceptar desafíos.


• Permite adaptarse a los rápidos cambios sociales.


• Disminuye la tasa de rotación de personal, y permite entrenar sustitutos que puedan ocupar nuevas funciones rápida y eficazmente.

En resumen, la capacitación nunca produce resultados por sí misma, pero es posible visualizar sus aportes en el incremento de la productividad, la calidad de las tareas, la mejora de las relaciones interpersonales, el uso correcto de los recursos de la organización, la implementación de cambios y el desarrollo de personas para enfrentar nuevas tareas o puestos.

LA CAPACITACIÓN COMO INVERSIÓN

La organización invierte recursos con cada colaborador al seleccionarlo, incorporarlo, y capacitarlo. Para proteger esta inversión, la organización debería conocer el potencial de sus hombres.
Otra forma importante en que la organización protege su inversión en recursos humanos es por medio del planeamiento de carrera.

LA CAPACITACIÓN COMO SERVICIO QUE CONTRIBUYE A LA GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

La capacitación, es un proceso que modifica las capacidades de las personas, modificando la CALIDAD de la gestión.
La trilogía: conocimiento, habilidades y actitudes son la "materia prima" del capacitador.

Si hablamos de conocimientos nos referimos a una serie de datos o conjunto de datos referidos a una noción o concepto.

Estamos frente a una habilidad cuando describimos una acción.
Toda habilidad, sin excepción, requiere para su ejercicio el uso de algún conocimiento, lo que nos permite decir que de alguna manera una habilidad pone el conocimiento en acción.

Pero la adquisición de los conocimientos no garantiza el desarrollo de una habilidad, y poner los conocimientos en acción requiere de ciertas actitudes. Estos componen el conjunto de predisposiciones, posturas personales, formas de ver las cosas, etc.

Las actitudes son condicionantes importantísimos de la forma en que la acción se desarrolla y por lo tanto de su calidad.

Exigencias del proyecto de capacitación:

1. Detectar necesidades que la organización requiere para hacer más eficiente el desempeño de sus miembros.


2. Que lo que aprendido corresponda con lo que se enseñe.


3. Asegurar que lo aprendido sea trasladado a la tarea.


4. Que lo trasladado a la tarea se sostenga en el tiempo.

LOS CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

a) Inducción:

Es la información que se brinda a los empleados recién ingresados.

b) Entrenamiento:

Se aplica al personal operativo, cuando hay novedades que afectan tareas o funciones, o cuando se hace necesario elevar el nivel general de conocimientos.

c) Formación básica:

Se toma en general profesionales jóvenes, que reciben instrucción completa sobre la empresa, y luego reciben destino.

d) Desarrollo de Jefes:

Se trata de desarrollar mas bien actitudes que conocimientos y habilidades concretas.

Deberían difundirse temas como la administración del tiempo, conducción de reuniones, análisis y toma de decisiones, y otros.



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LOS ROLES EN LA CAPACITACIÓN

La capacitación depende de un sistema de 4 grupos de actores, cada uno tiene sus propios objetivos, dificultades, estrategias y áreas de autonomía.

• Solicitantes de la capacitación: formulan la demanda de capacitación, fijan los resultados globales esperados. Pueden ser: los directores, jefes de servicios y /o departamentos, los mismos agentes, asesores (personas que pertenecen al nivel estratégico, pudiendo ser externos a la organización, o internos).


• Responsables de la capacitación: se encargar de la gestión del proyecto de capacitación. Formulan los objetivos operacionales, generales y específicos, son los diseñadores (elaboran los programas y en algunos casos las actividades).


• Capacitadores: realizan las actividades de aula y formulan los objetivos pedagógicos. Diseñan las evaluaciones. Pueden ser capacitadores externos o internos.


• Beneficiarios: son los participantes, educandos y o alumnos.

PASOS PARA ELABORAR UN PLAN O PROYECTO DE CAPACITACIÓN

Primer paso:

Identificación y análisis de los fundamentos de la Capacitación, incluye la determinación de los problemas o disfunciones más corrientes de la empresa.

Segundo paso:

Identificación de las necesidades de formación y su transcripción en objetivos operativos.

Se debe precisar la contribución que se espera de la capacitación y definir los objetivos de modo observable para que puedan ser medidos, evaluados.

Tercer paso:

Elaboración y validación del Plan de formación. Se definen los contenidos que integrarán la formación. Una vez realizado ésto, se debe definir quién/es los impartirá/n (elección del capacitador/es), cuánto dura cada sesión, en qué horario se hará, con cuánta cantidad de gente, etc.

Hay que adaptar las acciones de formación, y específicamente las de aula. Se definirán los dispositivoa de medición, control y evaluación.

Cuarto paso:

Posteriormente se llevará a cabo la medición (durante el proceso en aula, en lugar de trabajo, se realizarán en caso necesario las acciones correctivas).

Quinto paso:

Evaluación de resultados. Comprobación de logro de los resultados observados y su sostenimiento en el tiempo.

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Es necesario partir del análisis y descripción del puesto de trabajo, describir la situación profesional del ocupante del mismo y determinar si existen diferencias, vacíos que la capacitación puede cubrir.

El análisis de necesidades cumple tres funciones diferentes: establece cuáles son las prácticas actuales, proyecta cuáles deben ser los resultados deseados, y proporciona una base para justificar el costo de la capacitación.

Fuentes de información para el análisis de necesidades:

• Administración.


• Los clientes o usuarios finales.


• Los beneficiarios.

Técnicas para la detección de necesidades de capacitación:

• Observaciones.


• Entrevista.


• Grupo Objetivo: Es una forma especial de entrevista, consiste en una reunión, una junta de un grupo de directivos o administrativos para analizar, mediante preguntas y respuestas los problemas que necesita conocer el responsable de capacitación.

PROGRAMACIÓN Y DESARROLLO DE LA CAPACITACIÓN

El tipo de capacitación que se adoptará en una organización dependerá: del tamaño de la empresa, de las facilidades para el desarrollo del programa y de lo que se quiera enseñar.

Los programas de capacitación de personal van desde el planeamiento hasta la evaluación de tareas.

PLANEACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Consiste en determinar el plan de desarrollo del personal, teniendo en cuenta las políticas, estrategias, metodología, inversión y los demás aspectos que se consideran para realizar un plan de desarrollo del recurso humano.

ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Está referido al planeamiento, estableciendo cómo se desarrollará el plan de capacitación y desarrollo, entre estas acciones se deben considerar:

1. Fijación de la fecha, hora y lugar.


2. Selección de los instructores, participantes y coordinadores.


3. Preparación de materiales, etc.

EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Es la etapa de la puesta en marcha. La ejecución de las actividades de capacitación pueden darse de distintas modalidades: conferencia, seminario, películas videos, cursos, etc.

En esta fase debe considerar motivar al personal hacia el aprendizaje, hay que reiterar la importancia de los principios del aprendizaje como: la motivación, reforzamiento, repetición, participación activa y retroalimentación.

EVALUACIÓN: IMPORTANCIA DE MEDIR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

La verificación del logro de los objetivos y la investigación de sus efectos son dos puntos importantes. Por un lado, se trata de determinar el logro de los resultados prometidos, por otro detectar los efectos inesperados que acompañan y a veces superan, a los objetivos iniciales.

Dónde medir el resultado:

1. El primero de los campos a explorar tiene que ver con la relación que lo que se enseña guarda con lo que se necesita.


2. El segundo es comprobar y garantizar que lo enseñado sea aprendido.


3. Un tercer elemento, reside en evaluar si lo aprendido se ha trasladado a la tarea. Aquí es necesario tener en cuenta los fenómenos de resistencia.


4. El cuarto campo dónde medir es la permanencia en el tiempo de lo transferido a la tarea. Existe un natural deterioro de lo aprendido en la medida en que no sea incorporado como una rutina de trabajo, en estas ocasiones se ingresa en la curva del olvido que sólo puede ser contrarrestada con acciones de mantenimiento de los aprendizaje.

Estrategias de Evaluación:

Evaluación de la satisfacción: Consiste en evaluaciones reactivas. Al final de la capacitación les permite evaluar a los capacitadores el grado de satisfacción de los capacitandos. Es instrumentada por los Responsables de Capacitación y por los Capacitadores.

Evaluación pedagógica: Consiste en análisis de casos, informes de avances, cuestionarios y se aplican durante el desarrollo de la capacitación.

Evaluación de transferencia en situación de trabajo: permite constatar la transferencia de lo aprendido a la situación real de trabajo. Es llevada a cabo por los superiores de los capacitandos durante el proceso de capacitación mediante cuestionarios, y/o observaciones e instrumentadas por el responsable de la capacitación.

Evaluación del impacto: permite verificar si el /los objetivos de evolución se han alcanzado, es bimensual llevada a cabo por el responsable de capacitación mediante observaciones, entrevistas análisis de registros, documentos, etc.